TẠI SAO CÁC CÔNG TY QUYẾT ĐỊNH TRIỂN KHAI CMMS

TẠI SAO CÁC CÔNG TY QUYẾT ĐỊNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ BẢO DƯỠNG BẰNG MÁY TÍNH (CMMS)

Hugo Cardoso và Joao Nunes Marques

1. GIỚI THIỆU

Quản lý bảo dưỡng có thể đóng một vai trò quan trọng trong khả năng cạnh tranh của một côngty, đặc biệt là khi đề cập đến việc triển khai CMMSsẽtạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý bảodưỡng thiết bịvà các công việc tương ứng, cũng như tạo ra các phân tích và chỉ số hiệu suất - KPI.

Bài viết này có mục tiêu trình bày và phân tích các yếu tố chính khiến các công ty từ các lĩnh vực khác nhau và các khía cạnh khác nhau áp dụng hệ thống Quản lý bảo dưỡng bằngmáy tính (CMMS), còn được gọi là Phần mềm quản lý bảo dưỡng.

Chúng tôi muốnsẽ đưa ra một mô hình liên quan đến những điểm chính dẫn đến quyết định áp dụngCMMS, cũng như suy nghĩ về các côngviệctiềm năng có thể được cải thiện khi triển khai Phần mềm quản lý bảo dưỡng. Với mục tiêu này, chúng tôi sẽtrình bày trong bài viết này kết quả của 25 cuộc kiểm toán quản lý bảo dưỡngđược thực hiện bởi Navaltik Management, một công ty tư vấn quản lý bảo dưỡng với hơn 35 năm kinh nghiệm.

2. TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO DƯỠNG

Việcbiết đượccâu trả lời cho các câu hỏi cơ bản như “chi phí do thời gian dừngmáylà bao nhiêu?” hoặc“ Tỷ lệ bảo dưỡng đột xuất là bao nhiêu?” nên là tiêu chuẩn cho bất kỳ côngty, tổ chức nào. Tận dụng thông tin này, chúng tôi sẽ phát triển theo cách bảo dưỡng sẽ bắt đầu được coi là chức năng chiến lược. Trên thực tế, ý tưởng này được hỗ trợ bởi một nghiên cứu PSE [1], trong đó đề cập đến việc“70% các tổ chức tin rằng các quyết định phải dựa trên dữ liệu và thông tin thực tế”.

Đây phải là triết lý chung củahệ thốngquản lý bảo dưỡng hiệu quả trong bất kỳ tổ chức nào.Khi đạt đến giai đoạn này, một công ty sẽ đạt được vị trí Quản lý đặc quyền trong việc ra quyết định hoạt động, được hỗ trợ không phải trên các ý kiến ​​cơ bản, mà về dữ liệu và phân tích.

3. KIỂM TOÁN CHỨC NĂNG BẢO DƯỠNG

Để giải quyết các vấn đề bảo dưỡng của bất kỳ công ty nào, trước tiên, bạn nên xác định rõ những vấn đề đó và nguyên nhân gây ra chúng. Sau đó, việc xác định các giải pháp có thể cho những vấn đề được xác định mới hiệu quả. 

Vì vậy, “kiểm toán”, chức năng bảo dưỡng là rất cần thiết để xác định điểm mạnh và điểm yếu của nó, thông qua phân tích rõ ràng, vô tư và mang tính xây dựng. Sau chẩn đoán này, một loạt các khuyến nghị được đề xuất để cải thiện Quản lý bảo dưỡng, cả thông qua tối ưu hóa các quy trình hiện tại và kết hợp các quy trình mới.

Các cuộc kiểm toán làm cơ sở cho nghiên cứu này được thực hiện bởi nhóm tư vấn của ManWinWin Software, bao gồm đánh giá tại chỗ với một bộ 9 tham số (được hiển thị trong Hình 1) chia nhỏ khoảng 100 tiêu chí đánh giá. Những kiểm toán đối với chức năng bảo dưỡng có thể được thực hiện khi bắt đầu dự án hoặc trong bất kỳ thời điểm thích hợp nào khác sau đó.

Hình 1: Các thông số đánh giá của quá trình kiểm toán bảo dưỡng của Navaltik về chức năng bảo dưỡng

4. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ

Trong quan sát kết quả kiểm toán, chúng tôi đã phân tích khoảng 100 điểm. Chúng tôi coi 14 điểm là có xu hướng và hành vi phân loại chúng có liên quan đến việc tạo ra một mô hình - mà chúng tôi sẽ trình bày thêm dưới đây.

Vì vậy, theo thứ tự kiểm toán, các điểm sau đây là điểm phù hợp nhất và minh họa nhất trong số các công ty được đánh giá:

 52% không có danh sách các tính năng kỹ thuật của thiết bị;

 75% không lập kế hoạch nhân lực, phụ tùng cần thiết hoặc dịch vụ nhà cung cấp cho công việc sắp tới

 64% không ghi lại các tài nguyên được sử dụng trong công việc được thực hiện (man-hours, spares, ..);

 60% không phân tích lịch sử bảo dưỡng của thiết bị;

 72% không tính chi phí bảo dưỡng thực tế;

 64% không sử dụng lịch sử bảo dưỡng để tối ưu hóa các kế hoạch bảo dưỡng;

 72% không có hệ thống CNTT để ghi lại yêu cầu bảo dưỡng;

 56% yêu cầu bảo dưỡng không ghi nhận bởi nhân viên sản xuất / khách hàng;

 64%, hệ thống quản lý kho không kết nối với bảo dưỡng;

 68% không có mối quan hệ giữa phụ tùng và thiết bị sử dụng phụ tùng đó;

 60% không kiểm soát mức tồn kho hiện tại liên quan đến mức tồn kho tối thiểu / tối đa;

 56% không thực hiện ghi lại nhân công hàng ngày cho nhân viên của họ;

 68% không đưa ra quyết định dựa trên lịch sử của thiết bị;

 56% không có bộ chỉ số bảo dưỡng;

Những điểm khác có thể - và có lẽ xứng đáng được - nhấn mạnh. Tuy nhiên, trong tâm trí mục tiêu ban đầu của bài viết này được mô tả trong phần đầu tiên và dựa trên những gì đã nói ở trên, chúng tôi xem xét phù hợp để chọn năm yếu tố chính dẫn đến các công ty quyết định áp dụng CMMS và lý do tại sao họ đứng ra chống lại những người khác. 

Tại sao năm? Có nguy cơ đơn giản hóa quá mức, và thậm chí mất thông tin, chúng tôi tin rằng điều này giúp tập trung vào các yếu tố đại diện nhất mà bài viết này đề xuất ở nơi đầu tiên.

Vì vậy, dựa trên ý kiến ​​của các tác giả, hai nguyên tắc cơ bản đã được tính đến (theo cách tập thể) về lựa chọn này: mức độ quan trọng của các yếu tố quyết định

và khả năng của các yếu tố này sẽ được cải thiện khi thực hiện CMMS.

Bằng cách này, một cách ngắn gọn, chúng tôi trình bày năm khía cạnh chính sau đây (Hình 2) khiến các công ty quyết định thực hiện CMMS.

Hình 2 - Năm khía cạnh chính khiến các công ty quyết định triển khai CMMS

Chúng tôi sẽ giải thích nền tảng của lựa chọn chúng tôi đã thực hiện:

1. Đối với điểm đầu tiên, liên quan trực tiếp đến danh sách thiết bị, chúng tôi nhận thấy nhu cầu rõ ràng của nhiều công ty phải có các đặc điểm kỹ thuật và nhận dạng(bảng dữ liệu kỹ thuật) được hiển thị theo cách tập trung, cũng như truy cập nhanh vào danh sách đầy đủ các thiết bị của cơ sở. . Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong các tìm kiếm liên quan đến bảng kỹ thuật, tài liệu, công việc được lên kế hoạch, lịch sử bảo dưỡng của thiết bị, phụ tùng thay thế cho thiết bị này, v.v ...

2. Việc không lập kế hoạch cho giờ làm việc, phụ tùng thay thế và / hoặc dịch vụ của nhà cung cấp, có thể có một tác động tiêu cực đáng kể liên quan đến việc thiếu năng suất trong một tổ chức. CMMS có thể hỗ trợ rất nhiều về điểm này, cho phép lập kế hoạch cho tất cả các hoạt động và nhiệm vụ của bảo dưỡng phòng ngừa và / hoặc sửa chữa - với các ước tính về thời gian cần thiết, yêu cầu phụ tùng và / hoặc dịch vụ cần thiết từ các nhà cung cấp - cũng như lập kế hoạch công việc bảo dưỡng theo thiết bị sẵn có.

3. Về yêu cầu bảo dưỡng, có một thực tế là các yêu cầu bảo dưỡng có mặt ở hầu hết các công ty, mặc dù chúng vẫn được thực hiện theo cách khá lỗi thời. Do đó, ngày càng rõ ràng rằng đây là một trong những lý do rõ ràng nhất về các yếu tố quyết định trong quyết định triển khai CMMS, vì đây là một lĩnh vực sẽ được cải thiện cao với phần mềm, cụ thể là tăng năng suất và giảm đáng kể mức độ “quan liêu”. Việc thực hiện một hệ thống yêu cầu bảo dưỡng phù hợp cho phép công ty phản hồi nhanh hơn các yêu cầu này, đồng thời đảm bảo rằng không có thông tin nào bị mất trong quá trình yêu cầu / phản hồi.

Các ưu điểm khác của hệ thống yêu cầu bảo dưỡng này có thể được chỉ ra, cụ thể: theo dõi các yêu cầu (Ai? Cái gì? Tại sao? Do khi nào?), Theo dõi quá trình theo thời gian thực và mở đường cho việc tính toán Thời gian chờ đợi trung bình (MWT).

4. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất, có lẽ là quan trọng nhất, là công ty cần nhu cầu / mong muốn đưa ra quyết định dựa trên lịch sử thiết bị. Nếu thông tin được ghi lại trong phần mềm bảo dưỡng một cách có kỷ luật, lịch sử thiết bị hoàn chỉnh sẽ tự động được tạo, cho phép người dùng có thông tin cần thiết dẫn đến các quyết định kinh tế và kỹ thuật tốt hơn.

5. Cuối cùng, và liên quan trực tiếp đến những gì được mô tả ở trên, các chỉ số bảo dưỡng cực kỳ quan trọng, xem xét rằng chúng cho phép định lượng các mục tiêu. Tính năng này của CMMS về cơ bản chuyển các mục tiêu này thành số (= mục tiêu) để tạo thuận lợi cho việc theo dõi sự thay đổi  theo thời gian và chỉ ra các căn cứ để cải thiện [2].

5. KẾT LUẬN

Mặc dù dựa trên thông tin định lượng, việc lựa chọn năm điểm này cũng dựa trên ý kiến ​​của các tác giả, do đó, các chủ đề được chọn đưa ra một mức độ chủ quan nhất định, không loại trừ thực tế là các điểm khác có thể được xem xét.

Do đó, chúng tôi đề xuất khả năng chủ đề này được tìm hiểu sâu, để trình bày các quan điểm khác nhau và / hoặc phân tích sự thống trị khác với quan điểm được xem xét cho bài viết này. Số lượng lớn các triển khai được thực hiện bởi Navaltik Management, xác nhận rằng năm điểm được chọn sẽ là quyết định nhất liên quan đến quyết định đưa ra CMMS, xem xét rằng chúng là các thông số mà các nhà quản lý của các công ty này muốn thấy được tối ưu hóa.

Tuy nhiên, chúng tôi đã có thể xác minh rằng kiểm soát và định nghĩa của một bộ chỉ số bảo dưỡng là một trong những điểm cuối cùng cần được cải thiện, vì để tạo ra các chỉ số đáng tin cậy, thực tế rất quan trọng rằng hệ thống quản lý được triển khai trên thực tế là được sử dụng thành công trong các lĩnh vực chính của nó (danh sách thiết bị, đơn đặt hàng công việc và quản lý kho), và điều này không phải lúc nào cũng đúng. Ngoài ra, để tạo ra các chỉ số tốt, bắt buộc phải ghi lại thông tin liên quan đến hoạt động bảo dưỡng một cách có kỷ luật, một số ví dụ điển hình là: Thời gian bảo dưỡng, chi phí, tài nguyên đã sử dụng, thời gian ngừng hoạt động của thiết bị, v.v. kỷ luật sử dụng phần mềm.

Điều quan trọng cần hiểu rằng thực tế việc thực hiện CMMS sẽ không nhất thiết dẫn đến kết quả tốt hơn hoặc giải quyết các vấn đề hiện có trong cốt lõi của tổ chức. Chức năng chính của phần mềm Quản lý bảo dưỡng là hỗ trợ người quản lý trong các công việc hàng ngày của mình, điều này có nghĩa là cần phải thực hiện một số thay đổi trong văn hóa và quy trình tổ chức, trong vấn đề bảo dưỡng. Tuy nhiên, có thể sẽ có rất ít thay đổi khi triển khai Phần mềm bảo dưỡng. Nhưng, nếu những thay đổi này được thực hiện, rào cản đầu tiên sẽ được vượt qua, và phần còn lại của quá trình sẽ diễn ra một cách tự nhiên.

Tài liệu tham khảo

[1] PSE (2017). MANUTENÇÃO INTELIGENTE. Práticas de Análise de Dados na Manutenção em Portugal. Relatório do Estudo de 2016. Lisboa: Produtos e Serviços de Estatística 

[2] Cabral, J. P. S. (2013). Gestão da Manutenção de Equipamentos, Instalações e Edifícios. Lisboa: Lidel