THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BẢO DƯỠNG BẰNG EXCEL

Thực trạng quản lý bảo dưỡng bằng Excel

I. Ưu điểm Excel

• Hầu hết mọi người đều biết cách sử dụng
• Hầu như các công ty đã đầu tư chi phí phần mềm Office bản quyền (gồm Excel), nên mọi người đều dc sử dụng
• Hầu như mọi thứ đều đã sẵn có (do một hoặc một nhóm xây dựng nên), chỉ cần sử dụng
• Không ai muốn thay đổi

II. Khó khăn gặp phải khi sử dụng Excel trong lĩnh vực bảo dưỡng

1. Hầu hết các bảng tính excel đều không chính xác (nghĩa là mắc lỗi)

Thống kê của  marketwatch.com (2013): Có đến 90% các bản tính chữa các lỗi. “ Các bản tính, thậm chí đã được xem xét cẩn thận vẫn có thể chứa ít nhất 1% hoặc nhiều hơn trong các ô tính”

2. Các bảng tính excel cho cảm tưởng rằng chúng rất đơn giản

Thông thường các công ty thường sử dụng bảng tính cho các nhiệm vụ đơn giản. Nhưng sau đó, các nhiệm vụ phức tạp hơn, và khả năng gặp các sự cố thường tăng lên. Các sự cố thường gặp:

• Lỗi nhập dữ liệu
• Các ô gán không chính xác
• Phạm vi dữ liệu dễ bị nhầm lẫn
• Sai công thức

3. Các bảng tính ngày càng trở nên phức tạp thậm chí những người rất giỏi cũng có thể mắc sai lầm

• Do yêu cầu ngày càng tăng nên các bảng tình ngày càng phức tạp
• Dần dần chỉ những người có khả năng nhất mới sử dụng được các bảng tính này
• Thậm chí những người giỏi nhất này vẫn có khả năng mắc sai lầm

4. Các sai lầm thường được chú ý khi nó đã quá muộn
5. Họ là những lao động có chuyên môn

• Việc sử dụng các bảng tính tạo ra một công việc mới: nhập dữ liệu
• Nếu không có những lựa chọn tốt hơn thì công ty của bạn đang phải trả tiền cho những người lao động có trình độ thấp cho một việc là nhập dữ liệu vào excel 
• Và các công ty có thể tiết kiệm tiền đáng kể bằng cách chuyển sang một nền tảng phần mềm mạnh mẽ hơn
• Như đã minh hoạ ở trên: các bảng tính không quá đáng tin cậy thậm chí với những người thông minh nhất, vì vậy nó càng nguy hiểm để cho những người có trình độ thấp
• Và bạn cũng không thể khoá việc truy cập vào các khu vực cụ thể của bảng tính (giống như các phần mềm quản lý bảo dưỡng)

6. Các bảng tính chỉ cung cấp mối quan hệ  đơn giản về các thông tin liên quan đến bảo dưỡng như (thiết bị, phụ tùng, lịch sử…)

Để có các bảng tính có các thông tin về mối liên hệ trong hoạt động bảo dưỡng giống như các phần mềm quản lý bảo dưỡng bạn cần bỏ ra rất nhiều thời gian và có chuyên môn sâu.

7. Chỉ có một người duy nhất sử dụng bảng tính

• Thông thường chỉ một người duy nhất truy cập vào bảng tính ngoài nhân viên nhập dữ liệu
• Chỉ có một người hiểu các công thức, bảng biểu, liên kết trong các bảng tính
• Thông thường, những người này là quản lý bảo dưỡng, giám đốc kỹ thuật, kỹ sư
• Những người quản lý, giám đốc phải dành nhiều thời gian trong các bảng tính để đảm bảo các thông tin ghi lại không mắc các lỗi và theo dõi sự phát triển, và những người này sẽ ít sử dụng những chuyên môn sâu của họ cho các công việc

8. Mẫu báo cáo phải được tạo trước 

• Báo cáo được tạo một cách thủ công
• Thông thường chúng ta phải tạo, chuẩn bị , các dạng, kiểm tra, kiểm tra lại… trước khi gửi báo cáo cho người quản lý hàng tháng => điều này làm mất rất nhiều thời gian của người sử dụng
• Nhưng mặc dù đã cố gắng nhưng vẫn có xác suất là có lỗi và những lỗi này chỉ được thấy khi đã quá muộn.

9. Hệ thống bảng tính không đáng tin cậy và là một cách lỗi thời khi kết nối các công việc giữa đội ngũ bảo dưỡng

• Phone, email, giấy, lịch, zalo, whatsapp, miệng để liên lạc xử lý công việc dẫn đến:

Tốn thời gian có thể gây ra thời gian dừng máy lâu hơn

Thông tin có thể bị thất lạc

Mọi người đều cảm thấy khó chịu khi “ Nhưng tôi đã nói với anh về vấn đề này…”

10. Bảng tính không có cảnh báo

• Cảnh báo cho việc bảo dưỡng phòng ngừa
• Cảnh báo cho việc vật tư bảo dưỡng ở dưới mức thấp

11. Excel thường được xử dụng ở một nơi (văn phòng) khó truy cập được từ hiện trường
12. Dữ liệu Excel được liên kết và quản lý bởi cá nhân, công ty khó quản lý các vấn đề như bảo mật, back up dữ liệu) Điều này gây nguy hiểm cho thông tin dữ liệu.

Kết luận: Trong công việc quản lý bảo dưỡng, tính chính xác là điều cực kỳ cần thiết để tối ưu các công việc bảo dưỡng quản lý bảo dưỡng có thể theo dõi, quản lý thiết bị, lịch sử, phụ tùng, kho, thời gian làm việc… Để làm tất cả điều này trong bảng tính là điều rất khó có thể.

Nguồn: Sưu tầm